Rejoignez l’Institut d’Optique Graduate School (IOGS), un établissement privé d’enseignement supérieur et de recherche, reconnu d’utilité publique, dédiée à l’innovation en optique, photonique et ingénierie. Avec ses campus dynamiques situés sur le Plateau de Saclay, à Saint-Étienne et Bordeaux, l’IOGS vous ouvre les portes d’un environnement d’apprentissage et de recherche unique, au cœur des technologies de demain.

Contexte & Objectifs

Dans le cadre du développement de nos activités, nous recherchons un·e Technicien·ne en gestion administrative titulaire de la fonction publique ou contratuel.le catégorie C.
Rattaché·e à la Direction des Services, vous assurez la réalisation d’actes de gestion administrative dans le respect des procédures, des règles et des techniques propres au domaine de la gestion.

Missions principales

Gestion administrative des étudiants de la filière FIE

• Assurer le suivi administratif des étudiants FIE dans la base de données (inscriptions, emplois du temps, feuilles de présence, trombinoscopes, etc.)

• Réaliser les réservations de salles pour les besoins pédagogiques ou logistiques

• Participer à l’organisation d’événements internes et au suivi administratif des événements extérieurs

• Gérer les commandes de fournitures pour les services de l’IOGS et de la scolarité présente dans le bâtiment

• Mettre à jour et diffuser les outils de suivi : tableaux de bord, annuaires, listes de diffusion.

Gestion logistique et administrative du bâtiment 503

• Préparer et suivre les protocoles d’hébergement, conventions et fiches techniques des entreprises résidentes

• Réaliser les états des lieux d’entrée et de sortie des locaux pour les sociétés accueillies

• Gérer la récupération et la distribution des clés des locaux

• Assurer l’interface avec les entreprises du bâtiment 503 et les services de maintenance

• Diffuser les consignes de sécurité et veiller à leur bonne application (plans Vigipirate, incendie, etc.)

• Informer les résidents du bâtiment par courriel (incidents techniques, coupures, accès, fermetures temporaires, etc.)

• Assurer la transmission des informations utiles aux usagers et aux équipes

• Être référent·e accueil

• Former et encadrer les hôtesses d’accueil

• Créer et gérer les badges d’accès via le logiciel AEOS

• Assurer le suivi de l’attribution des clés et le classement des attestations associées.

Profil recherché

Connaissance, savoir :

• Connaissance de I ‘organisation générale et du fonctionnement d’un établissement d’enseignement supérieur.

• Connaissance des techniques de gestion administrative et d’élaboration de documents.

• Connaissance de la réglementation et des procédures du domaine de la scolarité.

• Connaissance des partenaires de l’école.

• Connaissance générale des techniques et règles de classement et d’archivage.

• Techniques de communication orale et écrite.

Savoir-faire :

• Appliquer les dispositions réglementaires

• Utiliser des logiciels spécifiques à l’activité ainsi que le Pack office (Excel, Word, etc.)

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

• Travailler en équipe

Savoir-être :

• Sens de la confidentialité

• Rigueur, fiabilité

• Sens relationnel 

Ce que nous proposons

• Un environnement de travail stimulant et bienveillant, propice à l’épanouissement professionnel

• Une équipe conviviale, engagée et collaborative, portée par le sens du collectif et du respect

• Une indemnité repas pour les repas pris sur site

• Une rémunération selon profil et expérience (grille indiciaire catégorie C)

• Des horaires de travail adaptables, favorisant un bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle

L’Institut d’Optique Graduate School s’engage en faveur de la diversité et de l’inclusion : ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.